Займ работнику от работодателя

СОДЕРЖАНИЕ

• Могут ли работодатели выдавать займы?
• Какие виды займов можно оформить на работе?
• Как оформляется займ сотруднику?
• Договор займа между работником и работодателем
• Налогообложение займа от работодателя
• Проводки для займа от работодателя
• Как рассчитать материальную выгоду работника?
• Может ли работодатель простить долг?
• Примеры расчетов НДФЛ по займам сотрудникам
• FAQ

Могут ли работодатели выдавать займы?

Взять займ у работодателя можно. Общий порядок выдачи денежных средств регламентирован параграфом 1, главы 42 Гражданского кодекса России. Конкретно нужно просматривать несколько статей ― от 807 до 818.

Операции подобного плана требуют налоговых выплат, которые определяет Налоговый кодекс России. В статье 212 можно найти ответы на вопросы по налогообложению.

Так как договор займа между работодателем и работником заключается на добровольных началах, реализация такого сотрудничества подразумевает ряд совместных действий, которые должны предпринять обе заинтересованные стороны.

Какие виды займов можно оформить на работе?

Можно взять на работе:

• Процентный займ (возмездный). Ставку сразу прописывают в договоре. Если она не указана ― берут ключевую ставку Центробанка, которая действует на день подписания соглашения.
• Беспроцентный займ у работодателя (безвозмездный). В соглашении указывают, что процентной ставки нет. Сотрудник должен вернуть денежные средства в том размере, в котором ему их выдали.

В договоре займа может быть не указан процент. Согласно 1 пункту статьи 809 ГК РФ, в этом случае размер переплаты соответствует ключевой ставке ЦБ РФ (она же ‎ставка рефинансирования), действующей на этот период. Например, на начало марта 2025 года она составляет 21% в год. Ставка будет применяться на момент полного или частичного возврата долга.

Ставка, прописанная в договоре, может быть ниже 21%. Ее размер влияет на выплату налогов и доход одной из сторон — заемщика или работодателя:

• Ставка ниже 2/3 от ключевой (льготный займ). Считается доходом заемщика, который экономит на процентах. С него нужно заплатить НДФЛ по 220 статье НК РФ — 35%. Это может сделать работодатель, если он платит сотруднику зарплату. Если получатель займа уволился, он обязан уплатить НДФЛ сам. Исключение — если средства были получены на покупку жилья или земельного участка. В этом случае заемщик не платит НДФЛ.
• Ставка выше 2/3 от ключевой. Доход получает работодатель. С процентов нужно платить налог на прибыль по ОСН (20%) или по УСН (6% или 15%).

Займ на покупку жилья

Можно получить займ у работодателя на покупку жилья или строительство дома. Он также может быть беспроцентным или низкопроцентным. В этом случае материальная выгода не облагается налогом, но только при условии, что у сотрудника есть право на имущественный налоговый вычет.

Для подтверждения этого права работник должен получить уведомление в ИФНС и представить его руководителю. В таком документе указывают реквизиты соглашения по займу, которое было заключено для приобретения жилья.

Ограничения на займ работнику

Существуют некоторые ограничения по займам работнику от работодателя. Как правило, деньги в долг получают только лучшие сотрудники компании. Определяют кандидатов по ряду параметров. Это:

• личностные характеристики;
• результаты деятельности;
• стаж работы в компании;
• нагрузка по кредитам;
• заявленное направление расхода денежных средств.

После изучения вышеописанных факторов принимают решение о выдаче средств. Также работодатель может сам предложить работнику деньги в долг, чтобы повысить его мотивацию. В этой ситуации перечисленные параметры не анализируют, так как по сути решение уже приняли.

Согласно 115-ФЗ, есть два нюанса по сумме займа:

• До 600 000 рублей. Она не привлекает внимания ФНС, такой займ можно выдать ‎на свободные цели.
• Свыше 600 000 рублей. По 115-ФЗ, такой займ привлечет проверку ФНС и Росфинмониторинга. Его лучше оформлять на определенные цели и отслеживать траты сотрудника.

Как оформляется займ сотруднику?

Чтобы оформить денежные средства в долг, действуют пошагово. Рассмотрим каждый этап подробно.

Обсуждение и согласование условий

Условия выдачи обсуждают устно. Договоренности фиксируют в документах, которые оформляются в дальнейшем. Условия получения денежных средств в долг оговариваются в обязательном порядке.

Подача заявления

Работник подает заявление на получение займа у работодателя в счет зарплаты. Документ составляют в произвольном формате. В нем указывают реквизиты компании, информацию о сотруднике, условия сделки. Заявление регистрируется в канцелярии предприятия.

Рассмотрение заявления

Руководитель организации рассматривает заявление работника, если нужно ― запрашивает дополнительную информацию у начальника сотрудника, в отделе кадров.

Заключение договора

Если работодатель выносит положительное решение ― с сотрудником оформляется договор при участии юриста или бухгалтера организации. Обе стороны подписывают соглашение.

Выдача денежных средств

Займ выдают либо наличными, после оформления кассового ордера, либо перечисляют на карту для получения зарплаты. Работник ставит подпись в ведомости, которая подтверждает получение денег.

Возврат долга

Обычно деньги удерживают из зарплаты работника. Сумму определяют после согласования. Она зависит от общего размера займа и срока, на который были выданы денежные средства.

Договор займа между работником и работодателем

Договор, как правило, оформляют в письменной форме ― если работодателем является юридическое лицо. Если это индивидуальный предприниматель ― соглашение на бумаге оформляют только при займах от 10 тыс рублей. В этом случае договор считается незаключенным даже после подписания, если ИП не передал сотруднику денежные средства в указанном размере и не получил от него расписку о выдаче денег.

В соглашении указывают следующие пункты:

• Сумма займа.
• Срок возврата.
• Способ погашения долга ― частями или полностью, наличными или по безналичному расчету, путем удержания из заработной платы.
• Процент, под который выданы денежные средства.
• Реквизиты обеих сторон.
• Подписи работника и работодателя.

Налогообложение займа от работодателя

Нужно учесть, что если займ выдан по беспроцентной ставке, работник обязан уплатить за него налог, так как получил материальную выгоду. Сумму налога рассчитывают с учетом ключевой ставки Центробанка. Рассмотрим пример:

Сотруднику выдали денежные средства в долг без процентов. Общая сумма составила 300 тыс рублей, погасить займ необходимо за полгода. Бухгалтеру необходимо рассчитать налог. Он применяет ставку 7,5% годовых, то есть сумма переплаты равна 11 250 рублей. С них работник должен оплатить 35% налога, то есть, 3937 рублей.

Формировать отчеты и рассчитывать налог должен бухгалтер, а не сотрудник, получивший займ. В дальнейшем бухгалтер вычтет сумму налога из зарплаты работника и переведет денежные средства в Федеральную налоговую службу.

Если работодатель выдает деньги под проценты, он также получает материальную выгоду и должен уплатить соответствующий налог.

Страховые взносы на материальную выгоду от беспроцентного займа не начисляются.

Проводки для займа от работодателя

Бухгалтерские проводки необходимы для учета расходов и доходов. Финансовую деятельность организации отражают с помощью двойной записи: дебета и кредита. Дебет показывает доходы компании с разных источников. Кредит отражает расходы на расчеты с поставщиками, заработную плату.

При выдаче займа также делают определенные проводки. Они указаны в таблице ниже.

Как рассчитать материальную выгоду работника?

Руководитель, который выдал займ, неважно, с процентной ставкой или без нее, приобретает статус налогового агента. Поэтому его задача рассчитать ― какую материальную выгоду получил сотрудник при экономии на процентах, а затем определить НДФЛ с этой выгоды.

Материальную выгоду рассчитывают на последнее число каждого месяца пользования денежными средствами, в том числе и когда сотрудник вернул долг до окончания месяца. Для этого используют ставку Центробанка. Учтите, что при выдаче безвозмездного займа на сумму более 1 млн рублей операцию будет контролировать Росфинмониторинг. Он может запросить у работодателя договор о выдаче займа и пояснения.

Может ли работодатель простить долг?

Да. Но для этого нужно направить сотруднику уведомление или заключить соглашение о прощении займа. В документах указывают номер и дату заключения договора займа, а также информацию о прощенной задолженности. Конкретно о ее размере, виде, сроке.

Руководитель компании должен учитывать то, что прощенный займ нельзя указать в расходах ни при общем режиме работы, ни при упрощенном. Это можно сделать только в том случае, если признать долг безнадежным по истечении трехлетнего срока исковой давности. Также необходимо удержать НДФЛ с суммы прощенной задолженности из зарплаты работника. Страховые взносы начислять не нужно.

Если оформить прощение займа как дарение денег, можно снизить сумму НДФЛ на 4000 рублей. Но это возможно только в том случае, если в течение 12 месяцев сотрудник не получал других подарков от работодателя.

Примеры расчетов НДФЛ по займам сотрудникам

Приведем пример: сотрудник берет у работодателя нецелевой займ на 100 000 рублей под 0%, обязуется вернуть его через два месяца. Этот процент ниже 2/3 от ключевой ставки ЦБ РФ, НДФЛ ежемесячно платит сотрудник в размере 35% от дохода. Сумма рассчитывается по формуле:

Общая сумма займа х Ключевая ставка ЦБ РФ х 2/3 х количество дней в месяце / количество дней в году. НДФЛ составит 35% от результата.

В первый месяц сотрудник должен будет выплатить 100 000 х 21 х 2/3 х 30 / 365 = 4,931 рубль. Считаем 35% от этой суммы, получаем 1726 рублей. Она будет вычтена работодателем из зарплаты сотрудника и уплачена государству. На второй месяц НДФЛ незначительно увеличится за счет 31 дня в месяце.

В аналогичной ситуации с процентами ниже 2/3 ставки ЦБ РФ формула дополняется:

Общая сумма займа х Ключевая ставка ЦБ РФ х 2/3 минус процентная ставка работодателя х количество дней в месяце / количество дней в году. НДФЛ составит 35% от результата.

Более сложные кейсы связаны с возможностью работника уволиться из организации-заемщика. По ТК РФ, он имеет право это сделать, долговые обязательства не ограничивают его. В этом случае сотруднику придется оплатить несколько налогов, например:

• Сотрудник взял займ 90 000 рублей на три месяца со ставкой ниже 2/3 ЦБ РФ. Два месяца он погашал его, внес 60 тысяч, на третий решил уволиться. Организация прощает ему остаток долга (30 тысяч рублей). Сотруднику придется оплатить 35% с экономии на процентах за последний месяц, рассчитанных по формуле выше, а также 13% от суммы прощенного долга, который считается доходом (3900 рублей).

FAQ

Зачем работодателю давать займ сотруднику?

Займ сотруднику организации — распространенная практика в крупных компаниях. Она может входить в соцпакет и улучшать позиции работодателя на рынке труда. Его сотрудники чувствуют себя защищенными, повышается их лояльность:

• Они готовы к переработкам, дополнительным ставкам.
• У них не возникает желания искать альтернативное место работы. Другая компания будет не готова выдавать ссуду работнику, устроившемуся 2-3 месяца назад.

Может ли учредитель ООО взять займ у организации?

Да, согласно статье 809 ГК РФ, учредитель может взять займ у своей ООО. Они оформляются стандартным образом, в свободной письменной форме, могут быть процентными и беспроцентными. Переплата считается доходом ООО. У займа учредителю есть несколько особенностей:

• Они отслеживаются налоговой инспекцией. Это дает возможность противодействовать мошенничеству и махинациям с невыплатой налогов, например, при беспроцентном займе учредителю.
• Он может быть выдан имуществом ООО. Для этого оформляется накладная.
• Если долг прощен, он считается доходом учредителя. С него нужно будет уплатить НДФЛ.
• Решение об одобрении займа принимается общим собранием учредителей, если их несколько.

Что будет с займом, если работник увольняется?

Этот момент прописывается в договоре займа при оформлении ссуды. Есть два варианта:

• Сотрудник обязуется полностью погасить всю сумму долга при увольнении.
• После увольнения, сотрудник продолжает гасить займ, например, периодическими выплатами. Или вносит всю сумму в срок, обозначенный договором, например, через 2-3 месяца после ухода с работы.

Можно ли удерживать деньги из зарплаты сотрудника, направленные на погашение займа?

Да, можно, если это прописано в договоре или заключено дополнительное соглашение. У этого способа есть два нюанса:

• согласно статье 138 ТК РФ, с зарплаты нельзя удерживать более 20 процентов;
• с сотрудником нужно ежемесячно оформлять акт о взаимозачете, позволяющий отразить эту операцию в налоговом учете.