Займ работнику от работодателя

СОДЕРЖАНИЕ

• Могут ли работодатели выдавать займы?
• Какие виды займов можно оформить на работе?
• Как оформляется займ сотруднику?
• Договор займа между работником и работодателем
• Налогообложение займа от работодателя
• Проводки для займа от работодателя
• Как рассчитать материальную выгоду работника?
• Может ли работодатель простить долг?

Могут ли работодатели выдавать займы?

Взять займ у работодателя можно. Общий порядок выдачи денежных средств регламентирован параграфом 1, главы 42 Гражданского кодекса России. Конкретно нужно просматривать несколько статей ― от 807 до 818.

Операции подобного плана требуют налоговых выплат, которые определяет Налоговый кодекс России. В статье 212 можно найти ответы на вопросы по налогообложению.

Так как договор займа между работодателем и работником заключается на добровольных началах, реализация такого сотрудничества подразумевает ряд совместных действий, которые должны предпринять обе заинтересованные стороны.

Какие виды займов можно оформить на работе?

Можно взять на работе:

• Процентный займ. Ставку сразу прописывают в договоре. Если она не указана ― берут ключевую ставку Центробанка, которая действует на день подписания соглашения.
• Беспроцентный займ у работодателя. В соглашении указывают, что процентной ставки нет. Сотрудник должен вернуть денежные средства в том размере, в котором ему их выдали.

Займ на покупку жилья

Можно получить займ у работодателя на покупку жилья или строительство дома. Он также может быть беспроцентным или низкопроцентным. В этом случае материальная выгода не облагается налогом, но только при условии, что у сотрудника есть право на имущественный налоговый вычет.

Для подтверждения этого права работник должен получить уведомление в ИФНС и представить его руководителю. В таком документе указывают реквизиты соглашения по займу, которое было заключено для приобретения жилья.

Ограничения на займ работнику

Существуют некоторые ограничения по займам работнику от работодателя. Как правило, деньги в долг получают только лучшие сотрудники компании. Определяют кандидатов по ряду параметров. Это:

• личностные характеристики;
• результаты деятельности;
• стаж работы в компании;
• нагрузка по кредитам;
• заявленное направление расхода денежных средств.

После изучения вышеописанных факторов принимают решение о выдаче средств. Также работодатель может сам предложить работнику деньги в долг, чтобы повысить его мотивацию. В этой ситуации перечисленные параметры не анализируют, так как по сути решение уже приняли.

Как оформляется займ сотруднику?

Чтобы оформить денежные средства в долг, действуют пошагово. Рассмотрим каждый этап подробно.

Обсуждение и согласование условий

Условия выдачи обсуждают устно. Договоренности фиксируют в документах, которые оформляются в дальнейшем. Условия получения денежных средств в долг оговариваются в обязательном порядке.

Подача заявления

Работник подает заявление на получение займа у работодателя в счет зарплаты. Документ составляют в произвольном формате. В нем указывают реквизиты компании, информацию о сотруднике, условия сделки. Заявление регистрируется в канцелярии предприятия.

Рассмотрение заявления

Руководитель организации рассматривает заявление работника, если нужно ― запрашивает дополнительную информацию у начальника сотрудника, в отделе кадров.

Заключение договора

Если работодатель выносит положительное решение ― с сотрудником оформляется договор при участии юриста или бухгалтера организации. Обе стороны подписывают соглашение.

Выдача денежных средств

Займ выдают либо наличными, после оформления кассового ордера, либо перечисляют на карту для получения зарплаты. Работник ставит подпись в ведомости, которая подтверждает получение денег.

Возврат долга

Обычно деньги удерживают из зарплаты работника. Сумму определяют после согласования. Она зависит от общего размера займа и срока, на который были выданы денежные средства.

Договор займа между работником и работодателем

Договор, как правило, оформляют в письменной форме ― если работодателем является юридическое лицо. Если это индивидуальный предприниматель ― соглашение на бумаге оформляют только при займах от 10 тыс рублей. В этом случае договор считается незаключенным даже после подписания, если ИП не передал сотруднику денежные средства в указанном размере и не получил от него расписку о выдаче денег.

В соглашении указывают следующие пункты:

• Сумма займа.
• Срок возврата.
• Способ погашения долга ― частями или полностью, наличными или по безналичному расчету, путем удержания из заработной платы.
• Процент, под который выданы денежные средства.
• Реквизиты обеих сторон.
• Подписи работника и работодателя.

Налогообложение займа от работодателя

Нужно учесть, что если займ выдан по беспроцентной ставке, работник обязан уплатить за него налог, так как получил материальную выгоду. Сумму налога рассчитывают с учетом ключевой ставки Центробанка. Рассмотрим пример:

Сотруднику выдали денежные средства в долг без процентов. Общая сумма составила 300 тыс рублей, погасить займ необходимо за полгода. Бухгалтеру необходимо рассчитать налог. Он применяет ставку 7,5% годовых, то есть сумма переплаты равна 11 250 рублей. С них работник должен оплатить 35% налога, то есть, 3937 рублей.

Формировать отчеты и рассчитывать налог должен бухгалтер, а не сотрудник, получивший займ. В дальнейшем бухгалтер вычтет сумму налога из зарплаты работника и переведет денежные средства в Федеральную налоговую службу.

Если работодатель выдает деньги под проценты, он также получает материальную выгоду и должен уплатить соответствующий налог.

Страховые взносы на материальную выгоду от беспроцентного займа не начисляются.

Проводки для займа от работодателя

Бухгалтерские проводки необходимы для учета расходов и доходов. Финансовую деятельность организации отражают с помощью двойной записи: дебета и кредита. Дебет показывает доходы компании с разных источников. Кредит отражает расходы на расчеты с поставщиками, заработную плату.

При выдаче займа также делают определенные проводки. Они указаны в таблице ниже.

Как рассчитать материальную выгоду работника?

Руководитель, который выдал займ, неважно, с процентной ставкой или без нее, приобретает статус налогового агента. Поэтому его задача рассчитать ― какую материальную выгоду получил сотрудник при экономии на процентах, а затем определить НДФЛ с этой выгоды.

Материальную выгоду рассчитывают на последнее число каждого месяца пользования денежными средствами, в том числе и когда сотрудник вернул долг до окончания месяца. Для этого используют ставку Центробанка. Учтите, что при выдаче безвозмездного займа на сумму более 1 млн рублей операцию будет контролировать Росфинмониторинг. Он может запросить у работодателя договор о выдаче займа и пояснения.

Может ли работодатель простить долг?

Да. Но для этого нужно направить сотруднику уведомление или заключить соглашение о прощении займа. В документах указывают номер и дату заключения договора займа, а также информацию о прощенной задолженности. Конкретно о ее размере, виде, сроке.

Руководитель компании должен учитывать то, что прощенный займ нельзя указать в расходах ни при общем режиме работы, ни при упрощенном. Это можно сделать только в том случае, если признать долг безнадежным по истечении трехлетнего срока исковой давности. Также необходимо удержать НДФЛ с суммы прощенной задолженности из зарплаты работника. Страховые взносы начислять не нужно.

Если оформить прощение займа как дарение денег, можно снизить сумму НДФЛ на 4000 рублей. Но это возможно только в том случае, если в течение 12 месяцев сотрудник не получал других подарков от работодателя.